Unapređenje efikasnosti: Opština uvela elektronsko kancelarijsko poslovanje

U opštini Danilovgrad, u decembru 2020. godine, instaliran je informacioni sistem za elektronsko upravljanje dokumentima – IS „Hermes“.

Kako navode u saopštenju na sajtu Opštine, kancelarijsko poslovanje obuhvata prijem, razvrstavanje, evidentiranje, administrativno – tehničku obradu i otpremanje akata, kao i njihovo čuvanje i arhiviranje. Može se vršiti u elektronskom obliku, odnosno u informacionom sistemu za elektronsko upravljanje dokumentima.

Cilj uvođenja informacionog sistema, kako su naveli iz Sekretarijata za lokalnu samoupravu i društvene djelatnosti, za elektronsko upravljanje dokumentima je stvaranje efikasnije, kvalitetnije i transparentnije e-uprave, poboljšanje komunikacije i pristupa informacijama između građana i lokalne uprave, jednostavnost i fleksibilnost u radu i jedinstvenost podataka u sistemu.

„Sistem je razvijen kao integralni informacioni sistem i organizovan je prema modulima, koji u potpunosti prati proces poslovanja lokalne uprave. Prilagođen je našoj lokalnoj upravi i poslovnom procesu koji se obavlja. Koncipiran kao niz nadogradivih modula“, navodi se u saopštenju Sekretarijata.

Osnovu informacionog sistema predstavlja modul Pisarnica. Kroz ovaj modul se vrši zavođenje svih predmeta koji stižu u lokalnu upravu – formiraju se predmeti, unose se osnovni podaci o predmetu i prosleđuju organima na rješavanje. Omogućava se praćenje rješavanja predmeta, unose načini rješavanja, eventualno prosleđivanje na rješavanje drugim instancama, i na kraju vrši arhiviranje predmeta.

U prošloj godini pripremljena je detaljna funkcionalna specifikacija za implementaciju Sistema, koja je podrazumijevala kreiranje modula i prilagođavanje lokalnoj upravi.

Kako su naveli u saopštenju, sistem je u decembru prezentovan zaposlenima koji će raditi na istom, kako bi se upoznali sa funkcionalnostima sistema i mogućnostima koje on pruža.  Organizovane su i realizovane onlajn obuke. U januaru 2021. godine, otpočela je primjena test varijante, a sistem će početi sa implementacijom početkom februara 2021. godine.

U cilju uspješnijeg realizovanja informacionog sistema, formiran je radni tim za praćenje implementacije sistema za elektronsko upravljanje dokumentima i pripremu predloga za dalju implementaciju, a sve u cilju stvaranja kvalitetnije, efikasnije i transparentnije javne uprave.

Sistem je moguće obogatiti i modulima za komunikaciju sa građanima, kao što su e-uprava – intranet (infokiosk), internet (web portal), SMS i e-mail servis, što je u planu u narednom periodu.